نکات لازم برای اداره‌ و مدیریت یک شرکت دروپالی

تصویر نکات لازم برای اداره‌ و مدیریت یک شرکت دروپالی

وب کاران -رئیس یک شرکت دروپالی بودن هم می تواند هیجان انگیز باشد و هم طاقت فرسا. توسعه‌ی یک طرح اولیه وکلی، ایجاد یک محیط لذت بخش، برقراری و حفظ ارتباط با مشتریان می تواند تجربه‌ی بسیار ارزنده ای باشد. خوشبختانه افراد و منابع زیادی در دسترس هستند که می توانند به شما در رسیدن به اهداف و تحقق بخشیدن به رویاهایتان کمک کنند. جامعه‌ی دروپال یکی ازهمین منابع است که با جمع آوری و ارائه‌ی تجربیات افراد پیرامونتان در این راستا به شما یاری می‌رساند. نکته‌ی خوب این است که در این راه تنها نیستید بلکه بخشی از یک جامعه هستید.

 ممکن است شما متخصص دروپال باشید ولی آیا می دانید چگونه باید کسب و کارتان را مدیریت کنید؟

در مقاله‌ی سفید جامعه‌ی دروپال، تحت عنوان "رشد و توسعه‌ی کسب وکار دروپالی"، بسیاری از جنبه های مهم برای راه اندازی و اداره کردن یک شرکت را شرح دادیم که ایده هایی در مورد ایجاد طرح اولیه‌ی کسب و کار، برقراری فرهنگ سازمانی و دستیابی به مشتریان مورد نظرتان را شامل می شد. پس از راه اندازی کسب و کار، مهمتر از هر چیزی این  است که بدانید که چگونه آن را در یک مسیر درست حفظ و اداره کنید به طوریکه در دراز مدت همچنان سود آور باشد. علاوه بر استخدام بهترین و باتجربه ترین افراد – کارمندان خلاق، مسئولین و مدیران فنی -اغلب موفقیت از طریق ایجاد بهترین مدل کسب و کار بدست می آید که در آن حین ایجاد محیطی که کارمندان و مشتریانتان از تجربه‌ی همکاری با سازمان شما راضی و خشنود هستند برای شما هم بهترین نتیجه‌ی ممکن را به وجود می آورد.

در این مقاله برخی از مسائل کلیدی که صاحبان و مدیران شرکتهای دروپالی در مسیر شکل گیری و رشد کسب و کارشان با آن مواجه می شوند را مطرح می کنیم، از جمله:

  • ایجاد یک کسب و کار
  • تعیین فرآیندهای کسب و کار
  • استخدام مدیران مناسب
  • برقراری ارتباط با مشتریان
  • معرفی دروپال به مشتریان بالقوه

                                                                           

  • ایجاد یک کسب و کار

بیائید اینطور شروع کنیم که احتمالاً از آنجائیکه شما آدم خلاقی بوده اید و از اینکه همه چیز را با دروپال بسازید لذت می بردید بنابراین اقدام به تاسیس یک شرکت دروپالی کرده اید. ممکن است اصولاً درمدیریت یک کسب و کار، مهارت نداشته باشید که اشکالی ندارد.کتابهای بسیاری منتشر شده اند که چگونگی اداره کردن کسب وکار را توضیح می دهند. به منظور صرفه جویی در وقت شما، تعدادی از این مباحث را که بهتر است برای مدیریت شرکتتان توجه خاصی به آنها داشته باشید را در اینجا آورده ایم.

  • نوشتن یک برنامه

به منظور ایجاد یک شرکت و رشد و توسعه‌ی هوشمندانه‌ی آن قطعاً به نوشتن یک برنامه‌ی اولیه‌ برای کسب و کار، نیاز خواهید داشت. اینکه گروهی از توسعه دهندگان را استخدام کنید و به دنبال این باشیدکه مشتریان به طور تصادفی شما را پیدا کنند، عملاً  شما را در مسیر موفقیت دراز مدت قرار نخواهد داد. یکی از مهمترین قسمتهای هر برنامه‌ی کسب و کاری این است که مجموعه ای از اهداف و استراتژیها را مشخص کرده و مطابق آن پیش بروید. اگر از ابتدا یک استراتژی مشخصی را برای شرکتتان تعیین نکنید، در مقاطع سخت و حیاتی که به احتمال زیاد در مسیر توسعه و تکامل با آنها روبرو خواهید شد آمادگی لازم برای تصمیم گیری درست را نخواهید داشت. آنچه که در نوشتن یک برنامه برای کسب و کارتان بسیار مهم و ضروری است این است که ابتدا ‌ اهدافتان را شناسایی کنید، سپس استراتژیها و تاکتیکهایی را تعیین کنید که شما را در مسیر رسیدن به آن اهداف قرار دهد و نیز معیارهایی برای نظارت بر میزان موفقیتتان داشته باشید.

یکی دیگر از جنبه های مهم در تهیه‌ی یک برنامه‌ی کسب و کار، بدست آوردن درک درستی از این است که رشد و ترقی چه تاثیری بر روی شرکتتان خواهد داشت.به عنوان مثال، اگر درآمدتان ۱۰% افزایش یافت قادر به استخدام چه تعداد کارمند جدید خواهید بود؟ اگر ناگهان در موقعیتی قرار بگیریدکه بخواهید با یک مشتری جدید شروع به کار کنیدکه نیاز به صرف منابع زیادی داشته باشد، چه می شود؟از کجا بدانید که برای ارائه‌ی خدمات به این مشتری چگونه باید آماده شوید؟ با تعیین معیارهایی برای کسب وکارتان از جمله مشخص کردن حداکثر تعداد کارمندان لازم برای بخشهای مختلف مثلاً توسعه دهندگان، کارمندان خلاق و اجرایی، می توانید خیلی آسانتر زمان را برای توسعه و پیشرفت تنظیم کنید.

  • برنامه ریزی برای اصلاحات لازم

حتی بهترین برنامه ها هم ممکن است نقایصی داشته باشند.گاهی این تغییرات تحت کنترل شما هستند و گاهی هم هیچ کنترلی روی آن ندارید. اما بخشی از رئیس یک شرکت خلاق بودن بدان معناست که همواره باید برنامه‌ی خود را ارزیابی کرده و در صورت نیاز مسیر حرکت را  اصلاح کنید، که به طور کلی در دنیای کسب و کار با عنوان " تغییر محور اصلی کار" شناخته می شود. انعطاف پذیر بودن کسب و کار مهم است،یعنی اینکه قابلیت تطبیق با تغییرات بازار را داشته باشد. به طور کلی قابل درک است که اگر قرار باشد به گونه ای برنامه ریزی کنید که محور اصلی کارتان را به هیچ عنوان تغییر ندهید یعنی اینکه در معرض خطر قرار دارید زیرا باید بیش از حد ثابت قدم و یکنواخت عمل کنید. در عین حال اگر برنامه ای داشتید که در طول یک یا دو سال، چهار یا پنج بار مجبور به تغییر محور اصلی کارتان شدید بهتر است پرچم قرمز را بالا ببرید به نشانه‌ی اینکه احتمالاً برنامه‌ی کسب و کارتان نیاز به تجدید نظر دارد.معمولاً در چند سال اول شروع یک کسب وکار متداول ،یک تا دو بار ،تغییر محور اصلی خواهید داشت.

  • برقراری فرهنگ سازمانی

از آنجائیکه هر کارمندی نقاط قوت و علایق خاص خودش را دارد، به وجود آوردن فضایی که همه‌ی افراد بتوانند در آن راحت باشند و مفید عمل کنند بسیار مهم است. شما به عنوان رئیس یک شرکت مسئول ایجاد چنین فرهنگی هستید و بهترین روش این است که آن را در برنامه‌ی کسب و کار شرکتتان داشته باشید.ممکن است به نظر بعضی افراد امر بدیهی باشد اما شما باید انجام چنین چیزهایی را در نظر داشته باشید، مثلاً داشتن یک ساعت شاد در ماه، فراهم کردن قهوه، نوشیدنی و سایر تنقلات، امکان شرکت در فعالیتهای اجتماعی به منظور ترویج تیم سازی و تشویق به انجام کار گروهی که کمک به ایجاد اعتماد بین کارمندان می کند. ایجاد چنین جوی کمک به برقراری آرامش خاطر در دفتر کار می کند که مخصوصاً هنگام نزدیک شدن مهلت تحویل کارها که ممکن است باعث بالا رفتن میزان استرس شود، اهمیت زیادی می‌یابد.

در عین حال، مهم است که همواره به یاد داشته باشید که شما مسئول اداره و مدیریت یک کسب و کار هستید نه یک مرکز تفریحی. به منظور ایجاد تعادل بین کار و تفریح بهتر است یک ساختار مدیریتی را طراحی کنید که درعین حال که پشتیبان اهداف و استراتژیهای شما است بر روی فرهنگ سازمانی تان هم تاثیر منفی نگذارد. آنقدر سختگیری نکنید که تیم مدیریت سرگرمی را از قلم بیاندازد، اما همیشه هم متوجه باشید که موفقیت یک کسب وکار به کیفیت و تحویل به موقع کاری که در حال تولید و انجام آن هستید بستگی دارد. یکی دیگر از جنبه های موثر در ایجاد یک فرهنگ سازمانی، حول نقش فیزیکی دفتر کار می چرخد. با توجه به تعداد زیاد افرادی که به عنوان نیروی کار در خانه کار می کنند، درک معایب و مزایای شرکت مجازی مهم است.درست است که اختیار و آزادی دادن به کارمندانتان برای اینکه هر کجا و هر زمانی که می خواهند کار کنند مزیت بزرگی است، اما درک اینکه این روش چگونه کل تیم را تحت تاثیر قرار می دهد نیز مهم است.کتابهای زیادی موجود هستند که می توانید از آنها برای فهم پدیده‌ی استقرار یک تیم مجازی کمک بگیرید.

                                                            

  • تعیین فرآیندهای کسب و کار

یکی از نکات مهم در نوشتن برنامه‌ی کسب و کار این است که مطمئن باشید زیرساختی را طراحی می کنید که مدیریت بدون اشکال کسب و کارتان را تضمین خواهد کرد. در اینجا سه مبحث مهمی که هنگام تنظیم برنامه‌ی کسب و کار باید مد نظر داشته باشید را آورده‌ایم.

  • چرخه‌ی بازخورد

ایجاد یک چرخه‌ی بازخورد داخلی و خارجی روش بسیار خوبی برای تضمین پیشرفت شرکتتان خواهد بود.چرخه‌ی داخلی بازخورد، راهی است که کارمندان بتوانند از طریق آن نظراتشان را با مدیران خود یا کل شرکت در میان بگذارند. مطمئناً برخی از این نظرات ممکن است کمی احمقانه باشند اما با این کار به هر کارمندی حق اظهار نظر می‌دهید و به این ترتیب باعث می شوید آنها خود را بخشی از یک گروه بزرگتر بدانند.

چرخه‌ی بازخورد خارجی، بخش مهمی از شرکت شما می باشد. دریافت نظرات مشتریانتان ضروری است تا معلوم شود که آیا سعی و تلاش شما در کسب و کار جدیدتان کافی است یا باید آن را بیشتر کنید؛ تا مطمئن شوید که آیا رئوس کلی تعیین شده در پروژه را دنبال کرده اید، و مشخص شود که تا چه حد به وعده‌های خود عمل کرده اید. نظرخواهی از مشتری نشان دهنده‌ی این است که برای نظر آنها ارزش قائلید و آماده‌ی شنیدن و تلاش برای بهتر شدن هستید.

  • فرآیندهای اجرایی

مهم است از همان ابتدا فرآیندهایی را برای کسب وکارتان تعیین کنید تا به شما کمک کند که شرکتتان را بدون هیچ مشکلی اداره و مدیریت کنید. مراحلی که برای تضمین موفقیت یک کسب و کار جدید باید طی شوند را تعیین و تعریف کنید.مراحلی شامل هدف قرار دادن انواع خاصی از مشتریان، چگونگی انتقال و القاء ایده ای به یک مشتری جدید، برنامه های کاربردی داخلی و ضروری  برای حفظ حرکت رو به جلو و بی نقص سیستم، و فرآیندهایی برای جذب کارمندان جدید و پیوستن آنها به سازمان به گونه ای که احساس کنند تیم شما از آنها استقبال می کند.همچنین فرآیندهای پیش‌بینی مالی برای حصول اطمینان از گردش نقدینگی مطمئن و توانایی سرعت عمل داشتن به عنوان یک کسب و کار نیز بسیار مهم هستند.

  • نهادینه کردن روحیه‌ی همکاری و مشارکت

ایجاد مکانیسم بازخورد و طراحی فرآیندهای کسب و کار مهم هستند زیرا کمک به شکل گیری محیطی با روحیه‌ی همکاری و مشارکت می کنند. همکاری کلمه ای است که اغلب در دنیای کسب و کار و به دلیل خوب بودن آن بکار برده می‌شود. با همکاری، ایده ها به اشتراک گذاشته می شوند، فرآیندها بهبود می یابند، و نتیجه‌ی نهایی تقریباً همیشه بهتر خواهد بود. بازهم در مورد تشویق مشتریها و کارمندان برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها صحبت می‌کنیم به گونه‌ای که خود را در بهبود شرکتتان سهیم بدانند.

                                                  

  • استخدام مدیران مناسب

یکی از مهمترین استخدامها، و در عین حال یکی از کارهایی که اهمیت آن درک نشده و توجه کافی به آن نمی‌شود، استخدام یک مدیر پروژه یا استخدام مدیران متعدد در حین پیشرفت و توسعه‌ی کسب و کارتان می باشد. بیشتر کارمندان شما در یکی از این دسته بندیها قرار می گیرند: توسعه دهندگان، فروش و بازاریابی، تضمین کیفیت، امور مالی و اداری. همه‌ی این بخشها در موفقیت شرکت شما نقش حیاتی دارند، با این حال اغلب داشتن یک مدیر پروژه‌ی قوی می تواند باعث پیشرفت شرکت شما شود و فقدان آن هم باعث شکست. مدیر پروژه به عنوان ستون هر پروژه ای عمل می‌کند، زیرا آنها مسئولیت تعیین مراحل مختلف پروژه، فراهم کردن بودجه، برقراری ارتباط با مشتری، نظارت بر جدول زمانبندی، پیش بینی و یا شناسایی موانع بالقوه و اختصاص و استفاده‌ی مناسب از مهارتهای تیم توسعه دهنده‌ی داخلی را برعهده دارند. همچنین توانایی مدیر پروژه در تعدیل و اداره کردن انتظارات داخلی و خارجی و مطلع نگه داشتن تیم مدیریت از وضعیت هر پروژه نیز مهم است. به محض تعامل با مشتری، مدیر پروژه مسئول تعیین مراحل مختلف پروژه می‌باشد. با وجود اینکه پروژه‌ها با هم فرق دارند اما تقریباً هر پروژه ای دارای سه بخش اصلی می باشد: تجزیه و تحلیل کسب و کار، برنامه ریزی پروژه و توسعه.

  • تجزیه و تحلیل کسب و کار
    • تعیین اهداف و معیارها و توافق قطعی با مشتری
    • تایید جدول زمانبندیها، موارد قابل تحویل و مالکیت
    • انجام یک ارزیابی داخلی از احتمال ضررو زیان و حصول اطمینان از حمایت تیم مدیریت
  • برنامه ریزی پروژه
  • داشتن سرعت عمل هنگام انجام برنامه ریزی
  • توجه به مطالعه برای به روز بودن و آگاه بودن از فن‌آوریهای جدید
  • کشف راه‌های جدید برای توسعه‌ی فرآیندها
  • توسعه
    • سنجش میزان رضایت کاربران،به کاهش یا منتفی کردن درخواست‌‌ها برای ایجاد تغییر کمک می‌کند
    • تحویل پروژه
    • در ایجاد تغییرات و توسعه، بازخوردها را نظر بگیرید

                                                      

  • برقراری ارتباط با مشتریان

به محض اینکه تیم فروش کار خود را انجام داد و مقدمات را با مشتری بالقوه قطعی کرد، آنگاه نوبت بقیه‌ی گروه است که به آنها بپیوندند. با این حال، قبل از توضیح قابلیت‌های شرکت، لازم است که رهبر پروژه یکی از مهمترین مهارتهای کل تیم – یعنی شنیدن را نشان دهد. همانطور که Lee Iacocca مدیر اجرایی ارشد و اسبق کرایسلر،یکبار گفت،"کاش فقط می توانستم موسسه ای را پیدا کنم که به کارمندانش گوش دادن را آموزش دهد. افراد کاسب حداقل باید به همان اندازه که لازم است صحبت کنند گوش هم بدهند. اکثر مردم قادر به درک این موضوع نیستند که ارتباط واقعی باید دوطرفه باشد." حال آنکه ممکن است این امر بدیهی به نظر برسد که، برای افرادی با سابقه‌ی فنی، تمرکز بر به اشتراک گذاشتن آنچه که قابلیتهایشان است و آنچه که می توانند انجام دهند، کاملاً عادی باشد تا اینکه بسادگی به آنچه که یک مشتری بالقوه می گوید گوش دهند. این موضوع مخصوصاً هنگام تعیین و ترسیم وسعت و طرح نهایی پروژه مهم است، چراکه شما نمی خواهید منابع داخلی ارزشمندتان وقت خود را صرف فعالیتهایی کنند که مشتری علاقه‌ای به آنها ندارد.

                                                                     

  • معرفی دروپال به مشتریان بالقوه

جامعه‌ی متن باز، محیط بسیار منحصر به فردی است. در این محیط نیازی به خرید برنامه های کاربردی گرانقیمت و توافقنامه های صدور مجوز خدمات نمی باشد.کسانی که در جامعه‌ی متن باز کار می‌کنند نه فقط به دلیل کاهش هزینه ها بلکه چون می خواهند بخشی از یک جامعه‌ی مبتنی بر اشتراک و همکاری باشند آن را انتخاب می کنند.

تنها راه رشد و پیشرفت این جامعه در به اشتراک گذاشتن اطلاعات و دانش کسب شده با دیگران است که منافع کل جامعه را در پی خواهد داشت. هنگام ملاقات با مشتریان بالقوه، عاقلانه است که به آنها آموزشی در مورد جامعه‌ی دروپال بدهید. درحالیکه تمرکز بخشی از این بحث و گفتگو روی جنبه‌های فنی دروپال خواهد بود، اما مسئله‌ی اصلی در تبلیغ این است که توضیح دهید که چگونه اعضای این جامعه برای دستیابی به بهترین نتایج همکاری می‌کنند. این روش نه تنها باعث ترویج همکاری و مشارکت در جامعه می شود بلکه کمک به نهادینه کردن آن برای کارمندانتان هم می‌کند.آموزش مشتریان راجع به جامعه‌ی دروپال و کمک به مشارکت آنها در این جامعه‌ از طریق پرسش و پاسخ در سایتهای عمومی مرتبط و شرکت در معارفه‌هایی که در مورد  جریانات این حرفه  انجام می‌شوند، به نفع کل این صنعت خواهد بود.

                                                            

ترجمه و تالیف توسط وب کاران -  باز نشر با ذکر منبع آزاد است

منابع بیشتر

کتابهایی در مورد مدیریت و اداره‌ی کسب و کارتان

• Zero to One: Notes on Startups,or How to Build the Future
• The Lean Startup: How Today’s Entrepreneurs Use Continuous Innovation to Create Radically Successful Businesses
• The End of Jobs: Money, Meaning and Freedom Without the ۹-to-۵
• The Hard Thing About Hard Things: Building a Business When There Are No Easy Answers
• The $۱۰۰ Startup: Reinvent the Way You Make a Living, Do What You Love, and Create a New Future
• The E-Myth Revisited: Why Most Small Businesses Don’t Work and What to Do About It
• Agency: Starting a Creative Firm in the Age of Digital Marketing ‪(Advertising Age)‬
• The Marketing Agency Blueprint: The Handbook for Building Hybrid PR, SEO,Content, Advertising, and Web Firms
• The Practical Pocket Guide to Account Planning
• Paid Attention: Innovative Advertising for a Digital World
• The Marketing Performance Blueprint: Strategies and Technologies to Build and Measure Business Success

کتابهایی در مورد کار کردن در یک دفتر مجازی

• The Virtual Office: Success Tools for Entrepreneurs and Small Businesses
• Virtual Freedom: How to Work with Virtual Staff to Buy More Time, Become More Productive, and Build Your Dream Business
• Work Smarter: ۵۰۰+ Online Resources Today’s Top Entrepreneurs Use To Increase Productivity and Achieve Their Goals: Updated and Expanded for ۲۰۱۵
• The Productive Person: A how-to guide book filled with productivity hacks & daily schedules for entrepreneurs, students or anyone struggling with work-life balance.‎             

                                                                                  

میدان آرژانتین - خیابان وزرا - خیابان شهید رفیعی (۲۰) - پلاک ۱۰ - طبقه ۴ - واحد ۷ و ۸
طراحی سایت با دروپال (وب کاران)